介護施設のシフトをExcelで作る限界｜丸1日→2時間に短縮した実装記録と無料の自動作成ツールへの移行手順【2026年版】

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結論からいうと、介護シフトの改善はExcelを直すだけでなく、作成時間、確認漏れ、急な変更対応の3点を同時に減らす設計で進めるのが現実的です。

介護施設のシフトに悩んでいる方は、まず自分がどのタイプかを確認してください。読むべきセクションが変わります。

どのタイプにも当てはまる方は、上から順に読み進めてください。

介護シフトをExcelで作る「3つの限界」とは？

先に答えを言うと、Excelシフトの3つの限界は「毎月丸1日かかる」「特定の人しか作れない」「ファイルが壊れる」で、どれも手間ではなく業務が止まるリスクにつながります。

介護シフトを Excel で運用している施設で、ほぼ必ず起きる3つの問題があります。実際にある社会福祉法人（知的障害者施設13施設、生活支援センター、ワークセンター等を運営、従業員約50名）の業務改善に入ったときも、この3つが揃って起きていました。

限界1：毎月「丸1日」がシフト作成だけに消える

シフト担当者は基本的に1人です。その担当者が、毎月、社員全員から「来月の休む日・予定・宿直の日」を口頭・メモ・LINEで個別に集めることになります。

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実体験： シフト担当者が1人で、社員全員から「来月の休む日・予定・宿直」を口頭・メモ・LINEで個別収集していました。毎月丸1日、他の作業が何もできない状態でシフトを作成していたのです。担当者の負担が極めて大きく、その日は他の業務が完全に止まる状況でした。

ここで起きているのは、単なる「手間」の問題ではありません。1人の担当者の月1日が、施設の業務全体を止めているという構造的な問題です。もし担当者が休んだら？体調を崩したら？退職したら？そのリスクが施設全体にかかっています。

限界2：特定の人しか作れない（属人化）

Excel シフトを長く運用している施設で必ず起きるのが、属人化（その人にしかできない状態のこと）です。

最初はシンプルなExcelシートからスタートします。しかし、運用していくうちに「ここは関数を入れた方が便利」「ここは条件付き書式を…」と少しずつ追加されていきます。結果として、作った本人にしか触れないExcelが出来上がります。

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実体験： 同じ社福法人で、献立表のExcelでも同じ問題が起きていました。前任者がバリデーション（縛り）を多く入れていて、ますます複雑化。実際に使う栄養士の方がPCに詳しくないため、関数のみで作られた複雑な仕組みを操作できず、栄養士1人しか使えない属人化状態だったのです。

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業務改善コンサル視点： 現場の方は、自分の業務を言語化するのが得意でない人が多いです。「いつもの作業」が言葉になっていないため、引き継ぎ書を作ろうとしても、肝心の手順が漏れてしまいます。Excel の属人化は、担当者の能力の問題ではなく、業務そのものを言語化していないことが根本原因です。

限界3：ファイルが壊れる

これは Excel シフトの「終点」によく出る症状です。関数だけで複雑なロジックを組んだExcelは、必ず壊れます。

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実体験： ある介護・福祉事業者の現場では、関数のみで作られたシフト作成・勤務予定表のExcelファイルが壊れていました。最初に私たちが判断したのは、「修正よりも、1から作り直す方が良い」ということ。同じ施設では、献立表・検食簿（食事を出す前に味や安全を確かめた記録）・食事数管理のExcelも同様に壊れていました。

なぜ Excel は壊れるのか。主な原因は3つあります：

1. 関数ネストが深くなりすぎる（IF が10層、VLOOKUP が複雑化）
2. シート間参照が増えて再計算が破綻（10シート以上を相互参照すると遅延・エラーが頻発）
3. 誰かが間違って範囲を上書き（行・列の挿入で参照がずれる）

「壊れたら直せばいい」と思うかもしれませんが、属人化したExcelは直すのに何日もかかることが多く、その間業務が止まります。

ここまでで分かること： Excel シフトの問題は「効率」ではなく「業務継続リスク」です。担当者が抜けたら、ファイルが壊れたら、すぐに業務が止まる──この状態を放置していると、ある日突然「シフトが組めない月」が来ます。

Excelシフトから脱却するには何から始めるべきですか？

始めるべきは新しいツール選びではなく、業務の棚卸しです。ここから5ステップで進めると、私が支援した現場では丸1日かかっていたシフト作成が2時間まで縮みました。

ここからは実際に丸1日 → 2時間に短縮した手順を、5つのステップで紹介します。SaaS（インターネット経由で使うクラウド型のソフト）を導入する前に、まずこの5ステップを試す価値があります。

Step 1：業務の棚卸し（最重要）

ツール選びの前に、必ず業務の棚卸しをします。これを飛ばすと、何を導入しても失敗します。

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業務改善コンサル視点： 最初にやるべきは「一番時間がかかっている業務」の特定と、手順の言語化です。「困っていて時間がかかって厄介なことをやっている手順を、言葉にして残す」──これをやらずにツールを選ぶと、ツールが業務に合わなくなります。

棚卸しのポイントは、業務を3つの部分に分けて確認することです：

1. 入力：どんなデータが、どこから、どのタイミングで入ってくるか
2. 編集：そのデータをどう加工するか（並べ替え・集計・割り当て）
3. 出力：最終的に何を、どんな形で、誰に出すか

シフト業務の場合、こんな整理になります：

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実体験： 「最初からこうしておけばよかった」と思うのが、業務を3つの部分に分けて設計しておくことです。それぞれのフェーズで「どういうデータで、どう編集して、どう出しているのか」を3つに分けて考えておけば、後出しの「実はこういう運用も…」が減らせます。

Step 2：Googleフォームで事前収集

社員からの情報収集を、口頭・メモ・LINEから Googleフォームに切り替えます。

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実体験： Googleフォームを使って各社員から「来月の休む日・予定・宿直」を直接送ってもらう運用に変更しました。担当者は口頭・メモ・LINEで集める作業がゼロになりました。集まったデータから自動でシフト原案を組める仕組みを構築したのです。

Googleフォームを使う具体的な手順：

1. フォーム作成（無料）：「お名前」「来月の休み希望（複数選択）」「宿直可能日」「有給取得希望日」を質問項目に
2. 配布（QRコード or URL）：休憩室にQRコードを貼り、LINEで月初にURL配信
3. 集計：回答はGoogleスプレッドシートに自動蓄積
4. データ加工：スプレッドシートからExcelにエクスポートして自動配置

これだけで「集める」工程の手間が9割減ります。

Step 3：シフト原案の自動生成

集まったデータを、Excelの関数 or Google Apps Script（GAS）で自動的にシフト原案に展開します。

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実体験： 集まったデータから自動でシフト原案を組む仕組みを構築。結果、丸1日 → 約2時間に短縮（約75%削減）できました。

自動生成のポイントは、完璧を狙わないことです。「原案」を自動で作って、最後の微調整を担当者が手作業で行うのが現実的です。100%自動化を目指すと、複雑になりすぎて維持できなくなります。

Step 4：有給・特別休暇への対応

ここで多くの施設がつまずきます。有給・特別休暇の管理がシフト業務に絡んでいるためです。

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実体験： Googleフォームで「有給を取れる人は事前に日付を設定して送る」運用に変更しました。本人確認の往復が減り、データが事前に集まります。シフト原案にそのまま反映できる状態になりました。

ただし注意点があります：

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実体験： 「有給のカウントが取れていない」「特別休暇のカウントが取れていない」が後から判明しました。既存運用が複雑で、初期ヒアリングでは出てこなかったのです。臨機応変に対応し、後から仕組みを追加することで解決しましたが、本来は Step 1 の業務棚卸しで洗い出すべき項目でした。

Step 5：見た目を変えすぎない（最も重要なソフトスキル）

ここは、技術的には地味ですが、現場の協力を得るうえで最も重要です。

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実体験： お客様（介護施設）から「以前使っていたExcelの見た目をそのまま使いたい」という要望が強く、最初それに合わせるのにつまずきました。慣れた見た目を変えたくないという心理が強かったのです。機能改善より、見た目維持の優先順位が高いと感じました。一度合わせれば、それ以外は大丈夫でした。

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業務改善コンサル視点： 「昔のやり方からなかなか変えられない」のは、現場の方の頑固さではありません。毎日使うものは、見た目が変わると認知負荷が一気に上がるのです。シフト表は毎日見るもの。見た目を維持するだけで、現場の受け入れがスムーズになります。

ここまでで分かること： 「業務棚卸し → Googleフォーム → 自動生成 → 有給対応 → 見た目維持」の5ステップで、丸1日→2時間まで圧縮できます。SaaS導入はその次の選択肢として検討すべきです。

それでもSaaSを使うべきケースとは？判断軸は2つだけ

先に結論です。SaaSを選ぶ判断は2つだけで、自施設の業務が標準的か独自要件が多いか、そして業務をシステム側に合わせられるかどうかです。

「Excelで改善するか、SaaSを入れるか」──ここで悩む施設が多いはずです。判断軸は実はシンプルで、2つの質問に答えられればOKです。

質問1：自施設の業務は「一般的」か「独自要件が多い」か

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実体験（SaaSが合わなかったケース）： ある介護・福祉事業者の現場では他の介護SaaSを検討しましたが、以下の理由で対応できませんでした：

・プリントアウトしたものが小さくて見づらい
・既存運用で一緒に出していた付帯情報がSaaSでは出せない
・シフトに関する独自の要件（その施設固有の運用）がSaaSの標準機能でカバーできない

結果、Excel で管理していたものをベースに修正対応する形を採用しました。

逆に、こういう施設は SaaS で十分です：

スガヤン

判断軸： ある程度複雑じゃない、一般的な業務であれば SaaSを使うべきです。早く導入できて費用も抑えられます。ただし条件付き：システムのやり方に合わせて、自社の業務もそれに合わせていける場合に限ります。「システムのやり方で業務を進めましょう」という割り切りができるなら、SaaSが安いです。

質問2：「業務をシステムに合わせる」覚悟があるか

ここが核心です。SaaSは「標準的な業務を、効率的にこなす」ためのものです。SaaSに業務を合わせる覚悟がないと、SaaSは合いません。

ここまでで分かること： SaaS vs Excel の判断は「業務 vs システム、どちらが主か」の問題です。SaaSに業務を合わせられる施設は SaaS、合わせられない施設は Excel カスタム実装が向きます。

介護シフト管理SaaS 4社徹底比較｜らくしふ・CWS for Care・スマレジ・KING OF TIME

ここは順位ではなく住み分けで見ます。介護特化ならCWS for Care、現場の使いやすさならLINE連携のらくしふ、コスパ重視ならスマレジ、連携の広さならKING OF TIMEが軸になります。

ここでは、介護施設での導入実績がある主要4社を中立的に比較します。順位付けではなく、施設タイプ別の向き不向きで整理します。

比較表：介護シフト管理SaaS 4社

CWS for Care｜介護特化・配置基準と加算チェックに強い

インフォコムが提供する介護業界特化のシフト管理SaaSです。500組織以上の導入実績、継続率99%という数字が示すように、介護特化機能の完成度が高い製品です。

こんな施設に向く：

• 社会福祉法人・複数施設運営
• 介護加算（介護報酬に上乗せされる加算）の算定要件チェックを自動化したい
• 配置基準のチェックを自動化したい

こんな施設には合わない：

• 月額を最小に抑えたい小規模事業所
• 既に他の勤怠管理SaaSを使っていて、シフトだけ切り出したい

らくしふ｜LINE連携で「現場の使いやすさ」に強い

30,000施設超の導入実績がある汎用シフト管理SaaSで、介護・飲食・小売をカバーしています。LINE連携で社員からのシフト希望提出ができるのが最大の特徴です。

こんな施設に向く：

• 現場の職員がスマホ操作に慣れている
• LINEを業務連絡で日常的に使っている
• 介護以外の業態（病院・飲食併設等）もある法人

こんな施設には合わない：

• LINE業務利用に抵抗がある（個人LINEと混在する不安）
• 介護加算のチェックまで自動化したい

スマレジ・タイムカード｜汎用勤怠管理・コスパ重視

スマレジ社の勤怠管理SaaSで、シフト管理機能も標準で備わっています。汎用製品ですが、月額が抑えられているのが魅力です。

こんな施設に向く：

• 月額を抑えたい
• スマホ・タブレットでの打刻を併用したい
• 介護特化機能は不要、シフトと勤怠だけで十分

こんな施設には合わない：

• 介護加算の算定要件チェックが必要
• 配置基準の自動チェックが必要

スマレジ・タイムカードの資料を取り寄せる

KING OF TIME｜国内No.1シェアの汎用勤怠管理

65,000社が導入する国内シェアNo.1の勤怠管理SaaSです。シフト管理機能も搭載されており、他システム連携の豊富さが圧倒的です。

こんな施設に向く：

• 既に給与計算ソフトを使っていて、勤怠と連携したい
• 複数の関連法人で同じシステムを使いたい

こんな施設には合わない：

• 介護特化機能が必要

ここまでで分かること： 介護シフトSaaSは「介護特化（CWS for Care）」「現場使いやすさ（らくしふ）」「コスパ（スマレジ）」「汎用シェア（KING OF TIME）」で住み分けされています。自施設のタイプをH2-3で確認してから選ぶのが鉄則です。

SaaS導入後にハマる「6つの罠」｜失敗事例から学ぶ

逆に、導入後にハマりやすい罠が6つあります。棚卸し不足・印刷の崩れ・職員が使えない・エラー多発・例外処理の見落とし・入れれば終わりという誤解で、どれも私が現場で見てきたものです。

ここまで読んで「よし、SaaSにしよう」と思った方は、もう少しだけお付き合いください。SaaS導入後にほぼ確実にハマる罠を、実際の現場経験から6つ紹介します。

罠1：現場の業務を棚卸しせずに導入

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実体験： ヒアリングの段階で取りこぼしが多発しました。ツールを作っている途中で「実はこういう運用もありました」が後から出てくるのです。それまでの作り方を途中で大きく変更しなければいけないケースがありました。

これは Excel カスタム実装でも SaaS 導入でも同じです。Step 1 の業務棚卸しを省くと、ほぼ確実にこの罠に陥ります。

罠2：印刷物の見た目が変わって現場が拒否

SaaS は「画面で見る」前提で作られているため、印刷物の自由度が低いものが多いです。介護現場は紙文化が根強く、印刷物の見た目が変わるだけで現場の協力が得られなくなります。

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実体験： 「以前使っていた Excel の見た目をそのまま使いたい」という要望が強い施設が多いです。SaaS で同じ見た目を再現するのは、ほぼ不可能です。

罠3：ITに詳しくない職員がツールを使えない

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実体験： 「入力する」こと自体が、PCが詳しくない栄養士やシフト担当者にとって負担でした。プルダウン化することで負担を軽減し、見た目もなるべく前と同じに合わせることで、ようやく使ってもらえました。

SaaSは「入力UIが整っている」のが強みですが、それでもITに不慣れな職員にとってはハードルが残ることがあります。導入時の研修・伴走サポートを確認しましょう。

罠4：運用後にエラーが多発、業務が止まる

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実体験： 思わぬエラーが出てくることはよくあります。「こういう場合はどうしよう」が運用後に多数発生し、その都度「こうしましょう」と新しい対応の仕方を追加していく運用になります。ツールを使う側にも慣れてもらう期間が必要です。

導入直後の1〜3ヶ月は、エラーが頻発する前提で計画してください。バックアップとしてExcel運用を残しておくことを推奨します。

罠5：有給・特別休暇等の例外処理を見落とす

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実体験： 「有給のカウントが取れていない」「特別休暇のカウントが取れていない」が後から判明することは、現場でよくあります。既存運用が複雑で、初期ヒアリングでは出てこないのです。

SaaS選定時に「有給・特別休暇の扱いはどうなるか」を必ず確認しましょう。「ベンダーに聞く」だけでなく、自施設の現状の例外パターンをリストアップして照合するのが鉄則です。

罠6：「とりあえず入れれば良くなる」と思って導入

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業務改善コンサル視点： 「ツールを入れれば簡単にできる」と思われがちですが、実際は違います。使う人によって調整が必要、使う施設によっても調整が必要です。「導入すれば終わり」ではなく「導入してから調整が始まる」のです。この前提が抜けると、導入失敗します。

SaaS導入は「ゴール」ではなく「スタート」です。導入後3〜6ヶ月は、現場の声を拾って調整を続ける覚悟が必要です。

ここまでで分かること： SaaS導入は「業務棚卸し→ベンダー選定→導入→3〜6ヶ月の調整期間→定着」のプロセスです。この全プロセスを1人で進めるのは、ほぼ不可能です。

シフト改善を社内だけで進めるのが難しい場合はどうすればいいですか？

社内だけで抱えると、棚卸しを主導する人とツールを作れる人と現場をまとめる人が同時に要ります。そこが埋まらない施設は、外部の伴走を一度入れたほうが結局は速いです。

ここまで読んで「これを全部やるのは無理だ」と感じた方は、外部の伴走を頼る選択肢を検討してください。

内製で進める場合の限界

シフト改善の内製化には、最低でも以下のリソースが必要です：

• 業務棚卸しを主導できる人（業務を3分割で整理できる）
• Excel/Googleフォーム/GAS を扱える人（または SaaS導入経験者）
• 現場の協力を取り付けられる人（コミュニケーション力）
• 3〜6ヶ月、改善活動に時間を割ける人

これらが揃っている施設は多くありません。多くの場合、外部の伴走者が必要です。

外部コンサルに頼むメリット

業務改善コンサルに頼むメリットは、「業務棚卸しから設計まで一気通貫」で進められることです。SaaS ベンダーは自社製品の導入を支援しますが、業務棚卸しは支援対象外であることが多いのです。

業務改善コンサルが入ると、こんなプロセスになります：

1. 業務棚卸し（1〜2週間）：施設にヒアリングし、業務を3分割で整理
2. Excel改善 or SaaS選定の判断（1週間）：H2-3の判断軸で振り分け
3. 実装 or 導入支援（1〜3ヶ月）：実装伴走 or SaaS導入伴走
4. 運用定着サポート（3〜6ヶ月）：エラー対応・現場フィードバック反映

シフト改善・業務改善の無料相談

一次情報と統計は何を確認すべきですか？

ここは記事を書く側の確認の話です。私は制度名や金額を出す前に、公式資料の「年度・対象者・補助率・調査時点」の4点を必ず見ます。ここを飛ばすと、古い数字のまま書いてしまうからです。

根拠としては、厚生労働省の令和6（2024）年介護サービス施設・事業所調査、中小企業庁の2026年版中小企業白書、福祉医療機構（WAM）、厚労省の介護給付費等実態統計を確認します。中小企業庁の2026年版白書概要では、2025年11月調査の医療・福祉の人手不足DIが-57と示されており、シフト作成の省力化は採用難対策としても優先度が高いです。

• 厚生労働省 令和6（2024）年介護サービス施設・事業所調査
• 中小企業庁 2026年版中小企業白書
• 福祉医療機構 WAM
• 厚労省 介護給付費等実態統計

よくある質問は何ですか？

介護シフトのExcel運用とSaaS移行で、相談のときによく出てくる質問をまとめました。

シフト作成の丸1日を取り戻すには何を選ぶべきですか？

選ぶ道は3つで、Excelカスタム＋Googleフォーム、介護シフトSaaS、まず業務棚卸しから、のどれかです。どれを選んでも出発点は棚卸しで、そこを飛ばすと元に戻ります。

介護施設のシフト管理は、放っておくと業務継続リスクになります。担当者の月1日が施設全体の業務を止め、ファイルが壊れたら数日業務が止まる──この状態は早く脱却すべきです。

選択肢は3つあります：

どの選択肢も、「業務棚卸し」が出発点です。そこをスキップした選択は、必ず失敗します。

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シフト改善は、属人化の解消・IT導入補助金・介護ソフト選びとつなげると効果が見えてきます。あわせて次の記事もどうぞ。

• 集客記事「介護現場の属人化を解消する5つのステップ」（サイト軸記事・880件/月）
• 記事1「介護施設のIT導入補助金 完全活用ガイド」（SaaS導入費は補助金対象）
• 記事5「介護ソフト料金比較｜カイポケ・ほのぼの・ワイズマンの本音レビュー」（介護ソフトとシフト管理の併用）
• 集客記事「Excelマクロが動かないときの対処法」（170件/月・Excel運用の限界）

この記事を書いた人は誰ですか？

スガヤン（業務改善コンサルタント）
社会福祉法人や知的障害者施設の Excel/VBA/GAS 実装を外部から支援してきた業務改善コンサルタントが執筆・監修しています。記事内の実体験は実際に支援した現場で得たもので、固有名詞・個人情報は匿名化済みです。

最終更新：2026-06-28
初出：2026-05-19